秘書業務
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医療事務の仕事④…秘書業務
秘書業務
一般的な秘書業務は上司のスケジュール管理、データの整理や管理、郵便物の整理、書類のファイリング、上司の出張の手配、電話の対応、来客の対応やお茶だし、掃除、事務的な仕事、雑務まで様々です。
これに医療事務の秘書業務はカルテなどの患者の個人情報に触れるため医療事務としての基本が身についていることが必要になってきます。
医療事務の秘書業務
医療事務の秘書業務は大きく2つに分けることが出来ます。「医療秘書」と「病棟クラーク」です。「医療秘書」は担当する部署によって、医局秘書、看護師長秘書と職務内容は変わってきます。
「病棟クラーク」は病棟内での各診療科目、または各病棟にあるナースステーションで、患者に関する事務処理などを行う仕事です。
スケジュール管理
スケジュール管理は秘書業務の中で最も割合が高い仕事です。医師や総部長などに効率的に気持ちよく診療をしてもらうために大変重要な仕事だからです。医師や看護師は、診察、手術、回診など毎日多くの仕事がつまっています。
これらのスケジュール管理をすると共に、学会など医師らが出席する会合や研究会などは、出欠の返事を受け持つと共に、場所、所要時間や必要書類などを正確に把握して、スケジュール表に記入するようにします。
また、スケジュール管理の合間に、ほかの事務処理もするため、自分の時間もうまく調整しながら仕事を進めることも大事です。
秘書が作成するスケジュール表はいくつか種類があります。
①年間スケジュール表
②月間予定表
③月間行事予定表
④週間業務割当表
⑤手術予定表
⑥医師の個人診察時間表
⑦診察予約表
用途に応じて作成し的確に使い分ける必要があるでしょう。
院長秘書の業務
院長秘書の業務は来客の対応、院長室の環境整備、スケジュール管理、郵便物の整理、電話の対応、日報管理、文書の作成といったように一般企業の秘書業務に近いということができます。
大学院の院長秘書になった場合は海外の医師団が病院に訪れたり、国際的な学会に同行することも考えられますので、「英検2級以上」といったような配属の条件があることもあります。
医局秘書の業務
医局とは、診療科の医師たちが、事務処理や休憩をする控え室のような場所で、主に大学病院や総合病院にあります。
従って医局に配属された遺書は、多くの医師の業務が、それぞれスムーズに進められるようスケジュール管理を始め、資料の整理、医局会議の準備や片付けなどを行い、多くの医師のサポートする必要があります。
また、一つの診療科の医局に勤務するため、その診療科の専門知識も必要になってきます。
看護部長秘書の業務
看護部長は一般的に会議が多く看護部長秘書はその準備や会議録の作成などが主な仕事となります。その他にも看護部長室の清掃、看護部一覧表の作成、物品管理、スケジューリング、電話の対応といった業務があります。
病棟クラークの業務
病棟クラークとは、それぞれの病棟にあるナースステーションに配属される医療事務スタッフのことで、患者が入退院するときなどに、事務処理を行います。
例えば薬品管理、カルテ管理、レントゲンフィルムの管理、入院台帳や患者カードの整理、各種伝票の整理、電話の対応といった業務です。
これらの事務処理をこなしながら、医師や看護師のスムーズな診療行為をサポートします。その仕事は患者さんと医療スタッフのパイプ役にもなります。
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